Come sincronizzare le categorie di posta elettronica di Outlook.com con Outlook 2013

A molti di noi che usano Outlook.com piace anche sfruttare la sincronizzazione con Outlook 2013 (noto anche come desktop di Outlook) per accedere a la nostra e-mail tramite questa applicazione di Office.

Sfortunatamente, questa sincronizzazione ha alcune limitazioni e debolezze. Quello che ho notato di più nella mia esperienza è che per impostazione predefinita le categorie di posta elettronica mostrate in Outlook.com non sono sincronizzate (le categorie di Outlook sono l'equivalente delle etichette Gmail). Tuttavia, facendo alcune ricerche ho trovato una soluzione che consente sì vediamo in Outlook 2013 il categorie assegnate a ogni emailQuesto post spiega come implementarlo passo dopo passo.

Come funzionano le categorie di Outlook

Innanzitutto, credo sia bene spiegare quali sono le particolarità di Outlook che ci portano a questo problema, ma allo stesso tempo lasciare la porta aperta alla soluzione (anche se se vuoi può scorrere e andare direttamente ai passaggi della soluzione).

"

Quando abbiamo iniziato a usare Outlook.com (webmail) abbiamo scoperto che questo ci sono già una serie di categorie e filtri di defaultche funziona senza che dobbiamo configurare nulla. Tra queste categorie predefinite troviamo le seguenti:"

• Aggiornamenti social: Email di gruppo da Twitter. Facebook, LinkedIn e simili
• Newsletter: è destinato alle newsletter pubblicitarie o informative delle aziende
• Gruppi: è assegnato a tutte le email delle liste di distribuzione come Google Gruppi)
• Documenti o foto: vengono assegnati in base agli allegati contenuti nelle email
• Aggiornamenti sulla spedizione: E-mail di monitoraggio della spedizione del prodotto di gruppo

Le email vengono assegnate a queste e ad altre categorie utilizzando filtri predefiniti, che non possiamo modificare né conoscere quali sono le regole. Tuttavia, possiamo creare nuovi filtri che assegnano le email a queste categorie. Ad esempio, se scopriamo che nella categoria Aggiornamenti social mancano le email di Pinterest, è possibile una nuova regola in modo che tali email vengano assegnate a quella categoria.

È anche possibile creare nuove categorie, per le quali è possibile creare i relativi filtri e regole, ed è anche possibile contrassegna manualmente le email per assegnare loro una categoria, nativa o creata dall'utente.

"

Una volta qui, se accediamo a Outlook.com tramite Outlook 2013 e abbiamo creato alcune categorie di utenti>mostra quest&39;ultima (e solo quest&39;ultima), ma in modo limitato modo. Le categorie in Outlook 2013 hanno colori e consentono di eseguire azioni di ricerca, ma queste categorie sincronizzate a prima vista no. Viene visualizzato solo un blocco incolore con il nome della categoria."

"

Cosa succederebbe se in Outlook 2013 creassimo una categoria con esattamente lo stesso nome e le assegnassimo un colore? La risposta è che funziona per i nostri scopi. Creando una categoria equivalente, tutte le email di Outlook.com con un&39;etichetta con quel nome appariranno in Outlook 2013 con la sua categoria gemella>"

Il problema che ci resta da risolvere ora è cosa fare affinché anche le categorie native siano sincronizzate. Ecco come risolvere questo problema e ottenere la sincronizzazione completa.

"Primo passaggio: converti tutte le categorie native di Outlook in categorie utente"

"

Come spiegato in precedenza, le informazioni dalle categorie create manualmente sono già disponibili in Outlook desktop, ma non dai tag nativi che Microsoft include di default nella sua webmail. Per risolvere questo problema, dobbiamo convertire quelle categorie in categorie utente"

Possiamo ottenere ciò creando un filtro/regola con la seguente struttura:

"

Per creare la regola dobbiamo fare clic sul pulsante delle opzioni nell&39;angolo in alto a destra, selezionare Gestisci regole>"

"

Questo deve essere ripetuto per tutte le categorie native che vogliamo visualizzare in Outlook 2013. E idealmente, la categoria dell&39;utente> "

"

Una volta fatto ciò, probabilmente vorremo nascondere le categorie native originali, in modo da non avere l&39;elenco dei tag disseminato con duplicati. Possiamo farlo dal pannello Gestisci categorie>"

In questo modo ci liberiamo di dover vedere categorie duplicate e allo stesso tempo possiamo lavorare solo con categorie che possono essere sincronizzate con il desktop. Ma abbiamo bisogno di un altro passaggio per completare il trucco.

Secondo passaggio: creare in Outlook 2013 una categoria equivalente per ogni categoria di Outlook.com

Ora dobbiamo solo creare gli equivalenti in Outlook 2013. Per fare questo dobbiamo andare alla finestra Categorie (scheda Home > Categorizza > Tutte le categorie) e crea nuovo categorie che hanno esattamente lo stesso nome delle etichette di Outlook.com che vogliamo sincronizzare. Se c'è una differenza di 1 carattere, Outlook non corrisponderà tra l'etichetta proveniente dal server e quella che abbiamo appena creato, quindi devi preoccuparti di far corrispondere i nomi.

Poi assegniamo ad ognuno un colore e, se vogliamo, una scorciatoia da tastiera, e il gioco è fatto! , tutte le e-mail di Outlook.com sincronizzate d'ora in poi includeranno la categoria corrispondente o l'etichetta del colore. Soprattutto, è la vera sincronizzazione, quindi quando si assegna un'etichetta a un'e-mail dal desktop, questa modifica si rifletterà sul server ( fintanto che il locale e i nomi delle categorie di server corrispondono).

Bonus: ricerche rapide dalle categorie

Per ottenere ancora di più dalle categorie possiamo ancorarle alla barra di accesso rapido (l'elenco di pulsanti che si trova sopra la barra multifunzione) un filtro per effettuare ricerche rapide secondo la categoria.

"

Per fare ciò devi prima attivare la modalità di ricerca>" "

Naturalmente, per impostazione predefinita la ricerca di Outlook ci fornisce risultati da tutte le cartelle di posta quando si avvia la ricerca dalla voce della posta in arrivo, e questo comportamento influisce anche sul filtro di categoria che abbiamo appena bloccato.Se vogliamo cambiarlo per ottenere risultati solo dalla cartella corrente, dobbiamo andare su File (pulsante blu) > Opzioni > Cerca e lì selezionare Includi risultati solo dalla cartella corrente. Se in futuro vogliamo fare una ricerca che includa tutte le cartelle, non c&39;è problema, perché nel pannello di ricerca c&39;è la possibilità di cambiare questa opzione per casi particolari (senza modificare l&39;opzione predefinita)."